Membentuk dokumen PDF

KEBANYAKAN dokumen yang digunakan untuk urusan perhubungan ketika ini dihasilkan secara elektronik.

Dokumen itu juga tidak lagi dicetak atau dihantar melalui pos tetapi dihantar secara elektronik melalui e-mel.

Dokumen yang dihasilkan oleh sesuatu perisian memerlukan perisian yang sama apabila dokumen itu hendak dibuka semula.

Jika perisian yang berlainan digunakan, ia mungkin tidak boleh dibaca, atau jika boleh sekalipun, ia mungkin berubah.

Satu penyelesaian diperlukan supaya semua dokumen yang dihasilkan secara elektronik oleh sebarang perisian boleh dibuka tanpa menggunakan perisian asal.

Di antara format yang popular yang membolehkan dokumen dibuka secara elektronik tanpa penggunaan perisian asal adalah format PDF ataupun Portable Document Format.

Perisian penghasilan PDF ini satu ketika dulu perlu dibeli, namun kini terdapat banyak perisian penghasilan PDF yang boleh diperoleh secara percuma.

Di antara perisian untuk menghasilkan fail PDF yang boleh digunakan secara percuma adalah PrimoPDF yang boleh dipindah turun dari www.primopdf.com



Apabila perisian PrimoPDF dipasang di komputer, cara pengunaannya tidak seperti perisian yang lain.

Kemudahan perisian PrimoPDF ini hanya boleh dicapai menggunakan arahan Print. Itu bermakna apabila hendak mengubah sesuatu dokumen kepada format PDF, kita perlu melakukan arahan Print terlebih dulu.

Langkah yang perlu diikuti untuk membuat dokumen yang berformat PDF adalah seperti berikut:

1. Buka dokumen yang hendak diubah seperti biasa.

2. Pilih arahan Print dan pilih Printer yang bernama PrimoPDF. Tekan Ok.

3. Paparan ini akan dipaparkan, pilih pilihan yang sesuai untuk dihasilkan

4. Tekan di atas butang “Security” jika dokumen yang dihasilkan memerlukan kemudahan kata laluan.

5. Dokumen yang sudah diubah formatnya kepada format PDF akan dipaparkan untuk semakan. Anda memerlukan perisian Adobe Acrobat Reader untuk membuka fail PDF yang dihasilkan itu.

6. Perisian ini boleh diperoleh secara percuma di www.acrobat.com

7. Berikut adalah aliran format dan perisian yang diperlukan untuk menukarkan format .DOC kepada format .PDF.

Format PDF ini juga boleh digunakan untuk mengekalkan jenis huruf yang terdapat di dalam sesuatu dokumen, menerima kemasukan data di dalam bentuk borang serta penambahan elemen interaktif terhadap sesuatu dokumen.

Dokumen PDF yang dihasilkan boleh dihantar melalui e-mel kepada penerima seperti kita menghantar dokumen elektronik yang lain.